Is het in een bepaalde periode rustig in jouw organisatie? Valt een bepaalde feestdag zo dat je wellicht het bedrijf een dag langer gesloten kan houden. In bepaalde situaties is het de vraag of je jouw personeel mag verplichten om vrije dagen op te nemen? Hoe kun je regels over verplichte vakantiedagen vastleggen? Dit zijn de opties.

Verplichte vakantiedagen laten opnemen: wat zijn de regels?

Mag je een werknemer verplichten om vakantiedagen op te nemen? Nee, je mag niet zomaar vakantiedagen opleggen en inroosteren, bijvoorbeeld als je tijdelijk geen werk hebt voor je werknemers. Een werknemer mag in principe zelf bepalen wanneer de vakantiedagen worden opgenomen. Toch zijn er een paar uitzonderingen.

Verplichte vrije dagen aanwijzen

In sommige gevallen mag je wel ieder jaar een aantal verplichte vrije dagen aanwijzen. Bijvoorbeeld als je bedrijf gesloten is tijdens de vakantie. Dit moet dan wel vooraf zijn vastgelegd in de cao. Of je moet dit zelf vastleggen in de arbeidsovereenkomst met je werknemer. Daarin leg je schriftelijk vast dat je als werkgever verplichte vrije dagen kunt aanwijzen en hoeveel. Een werknemer gaat daarmee akkoord bij ondertekening van het arbeidscontract.

De verplichte vrije dagen die je aanwijst gaan af van het totale verlofsaldo aan vakantiedagen van je werknemers. Vaak is een verplichte vrije dag een dag na een feestdag, zoals de vrijdag na Hemelvaartsdag. Dit soort vrije dagen gelden meestal ieder jaar en vormen een vast onderdeel in een cao of arbeidscontract.

Voorbeeld verplichte vrije dag aanwijzen

Stel dat je als bedrijf elk jaar de vrijdag na Hemelvaartsdag de deuren sluit, omdat veel werknemers uit zichzelf vrij nemen. Wanneer je dit in het arbeidscontract opneemt, kan deze dag als verplichte vrije dag worden aangewezen. Doe je dat niet? Dan blijft de keuze aan de werknemers zelf.

Voordelen en nadelen van verplichte vakantiedagen opnemen

Houd rekening met een aantal positieve en negatieve gevolgen als je van plan bent verplichte vakantiedagen aan te wijzen:

Voordelen

• Je houdt meer productieve dagen over: Door dagen waarop minder geproduceerd wordt verplicht als vrij aan te wijzen, heb je meer arbeid beschikbaar op dagen dat je de productiviteit harder nodig hebt.
• Het leidt tot minder werkpieken: Als iedereen tegelijk vrij is, stapelt werk zich minder snel op bij collega’s die anders wel aan het werk zouden zijn. Dit voorkomt een ongelijke werkverdeling.
• Meer voorspelbaarheid in planning: Je kunt productie, planning en personeelsbezetting beter afstemmen, omdat je ruim van tevoren weet wanneer je werknemers vrij zijn.
• Je bespaart bedrijfskosten: Op dagen dat je de deuren sluit, bespaar je op energie- en personeelskosten.
• Het bevordert de bedrijfscultuur: Door werknemers gezamenlijk vrij te geven, stimuleer je een breed gedragen bedrijfscultuur

Nadelen

• Minder flexibiliteit voor je werknemers: Sommige werknemers vinden het prettig om hun vrije dagen zelf te bepalen, bijvoorbeeld rondom persoonlijke verplichtingen of schoolvakanties van kinderen.
• Mogelijke negatieve impact op klantenservice: Als je bedrijf collectief gesloten is, kan dit klanten of leveranciers hinderen, vooral in sectoren waar continue bereikbaarheid belangrijk is.
• Risico op weerstand en demotivatie: Het totale verlofsaldo gaat omlaag. Werknemers kunnen zich beperkt voelen in hun keuzevrijheid, wat kan leiden tot minder tevredenheid en betrokkenheid bij het bedrijf.
• Lastig voor deeltijdwerkers: Werknemers die parttime werken, kunnen extra nadelen ondervinden als verplichte vrije dagen niet goed aansluiten op hun gebruikelijke werkdagen.

Hoeveel verplichte vrije dagen mag je vastleggen?

Er is geen wettelijk maximum aan het aantal verplichte vrije dagen dat je mag opleggen. In sommige sectoren wordt de periode van bijna alle vrije dagen vastgelegd, denk maar aan de bouw (bouwvak) of het onderwijs (schoolvakanties). Dat zijn collectieve vakanties. Het is wel handig om je werknemers in ieder geval nog een paar vrij in te vullen vakantiedagen te geven, zodat zij tussendoor vrij kunnen nemen wanneer ze dat graag willen.

Verplichte vrije dagen aankondigen

Je moet zulke verplichte vrije dagen ruim van tevoren aankondigen, zodat werknemers er op tijd rekening mee kunnen houden. Doe dit bijvoorbeeld voor aanvang van een nieuw jaar. Het is niet verboden om hier later in het jaar nog mee te komen, maar dat is niet echt netjes naar je werknemers toe.

Loon betalen tijdens verplichte vrije dagen

Een verplichte vakantiedag is uiteraard wel een betaalde vrije dag. Net als bij andere vakantiedagen betaal je het loon gewoon door. Je mag je werknemers niet opleggen een dag onbetaald verlof te nemen, tenzij ze daar zelf om vragen of expliciet mee akkoord gaan.

Bron: MKB Servicedesk en BW